Liquidación de sueldos en Uruguay: guía para empresas

Contratar personal en Uruguay obliga a cumplir cada mes ante el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), el Banco de Previsión Social (BPS) y la Dirección General Impositiva (DGI). En esta guía explicamos qué incluye la liquidación de sueldos en Uruguay, cuánto aporta cada parte, cómo se retiene el IRPF, cuándo se pagan el aguinaldo y el salario vacacional, qué documentos hay que llevar y qué cuesta un despido, pensando también en sociedades de capital extranjero que contratan su primer equipo en el país.

Qué implica la liquidación de sueldos en Uruguay

Cada mes, quien liquida sueldos tiene que:

1. Reunir las novedades del mes: altas, bajas, horas extra, faltas, licencias, certificaciones y partidas variables.
2. Calcular el salario nominal de cada trabajador, respetando como mínimo el laudo de su categoría.
3. Descontar los aportes personales al BPS y la retención de IRPF, para llegar al líquido a cobrar.
4. Calcular los aportes patronales, que son un costo adicional de la empresa.
5. Emitir los recibos y pagar por transferencia.
6. Presentar la nómina ante el BPS y pagar aportes e IRPF retenido dentro del vencimiento.
7. Provisionar aguinaldo, licencia y salario vacacional, que se generan mes a mes aunque se paguen después.

Guía principal: servicios contables en Uruguay, donde explicamos cómo coordinamos la contabilidad, los impuestos y las nóminas ante BPS.

Antes del primer sueldo: registrarse como empleador

Una empresa no puede liquidar sueldos si antes no está inscripta como contribuyente ante la DGI y el BPS y registrada como empresa con trabajadores dependientes. Antes de la primera contratación hay que resolver:

• Inscripción en DGI y BPS con la actividad correcta, porque de ella depende el grupo del consejo de salarios y la forma de aportación.
• Seguro de accidentes de trabajo ante el Banco de Seguros del Estado (BSE), obligatorio para todo empleador.
• Alta de cada trabajador en el sistema del BPS antes de que empiece a trabajar, con categoría, remuneración y horario.
• Cuenta para el pago de sueldos, ya que la ley de inclusión financiera estableció el pago electrónico de remuneraciones.

Si la sociedad todavía no está constituida, primero hay que elegir el tipo societario; ver tipos de empresas en Uruguay. Si se va a contratar a extranjeros, ver también requisitos para trabajar en Uruguay siendo extranjero.

Consejos de salarios y laudos

En Uruguay los salarios mínimos de casi toda la actividad privada se fijan por negociación colectiva tripartita (Poder Ejecutivo, empresas y trabajadores) en los consejos de salarios. Las actividades están divididas en grupos y subgrupos, y cada uno tiene su propio convenio o decisión, con:

• Laudos mínimos por categoría, que la empresa no puede pagar por debajo.
• Ajustes salariales periódicos, que se aplican también a quienes ganan por encima del mínimo cuando el convenio lo prevé.
• Beneficios adicionales según el sector, como primas por antigüedad o presentismo.

El primer paso para liquidar bien es saber en qué grupo y subgrupo está la empresa y en qué categoría está cada trabajador. Para el marco general de la relación de trabajo, ver régimen laboral en Uruguay.

Aportes al BPS: trabajador y empresa

Sobre la remuneración nominal se calculan los aportes a la seguridad social. Para la generalidad de las empresas de industria y comercio, las tasas que publica el BPS son:

Concepto	Aporte personal (trabajador)	Aporte patronal (empresa)
Jubilatorio	15%	7,5%
FONASA (salud)	3% a 8%, según ingreso y familia	5% + complemento de cuota mutual
Fondo de Reconversión Laboral (FRL)	0,10%	0,10%
Fondo de Garantía de Créditos Laborales (FGCL)	No aporta	0,025%

Cómo varía el FONASA del trabajador

El aporte personal al FONASA depende de si el salario supera o no 2,5 BPC mensuales y de si el trabajador tiene hijos a cargo o cónyuge o concubino sin cobertura propia. Va del 3% (sin cónyuge, hasta 2,5 BPC) al 8% (con hijos y cónyuge, por encima de 2,5 BPC). Por eso hay que mantener actualizada la situación familiar de cada empleado.

Complemento de cuota mutual y tope jubilatorio

Cuando el aporte de un trabajador de bajo salario no alcanza para cubrir la cuota de su prestador de salud, la empresa paga la diferencia: el complemento de cuota mutual. En el otro extremo, el aporte jubilatorio tiene un tope de remuneración que el BPS actualiza periódicamente; por encima de ese monto no se aporta al pilar jubilatorio.

Retención de IRPF sobre los sueldos

Los sueldos son rentas de trabajo de la categoría II del IRPF. El empleador actúa como agente de retención: cada mes calcula y descuenta el impuesto del recibo y lo vierte junto con la nómina. Algunos puntos que conviene tener claros:

• Están alcanzados quienes perciben ingresos nominales que superan 7 BPC mensuales; el impuesto se calcula por franjas progresivas expresadas en BPC.
• Al impuesto se le restan las deducciones (aportes personales, FONASA, hijos a cargo, entre otras), a una tasa del 14% si los ingresos nominales anuales sin aguinaldo ni salario vacacional no superan 180 BPC, y del 8% si los superan.
• El trabajador debe presentar al empleador el formulario 3100 con sus deducciones al ingresar y cada vez que cambien sus datos.
• Quien tiene varios empleadores y en conjunto supera 7 BPC debe avisar mediante ese formulario para que no se le aplique el mínimo no imponible en la retención.
• En ciertos casos el trabajador debe presentar una declaración jurada anual ante la DGI.

Las franjas y el valor de la BPC cambian cada año, por lo que el software de liquidación debe actualizarse en enero. Para el resto de los impuestos de la empresa, ver obligaciones fiscales de una empresa en Uruguay.

Aguinaldo

El aguinaldo, o sueldo anual complementario, equivale a la doceava parte del total de remuneraciones en dinero percibidas en los doce meses que van del 1 de diciembre al 30 de noviembre. Se paga en dos cuotas:

Cuota	Período que cubre	Cuándo se paga
Primera	1 de diciembre al 31 de mayo	En junio
Segunda	1 de junio al 30 de noviembre	En diciembre, antes del 24

La ley fija el pago dentro de los diez días anteriores al 24 de diciembre, y el Poder Ejecutivo suele fijar por decreto la fecha límite de cada cuota, por lo que conviene confirmarla cada año. El aguinaldo lleva aportes a la seguridad social y retención de IRPF. Si el trabajador egresa antes, cobra la parte proporcional en su liquidación final.

Licencia anual y salario vacacional

Licencia

Todo trabajador de la actividad privada tiene derecho a una licencia anual paga de 20 días como mínimo, que se genera con el trabajo del año civil y se goza al año siguiente. Desde el quinto año de antigüedad en la misma empresa suma un día más cada cuatro años. Si no trabajó el año completo, los días se generan en proporción.

Salario vacacional

Además de cobrar los días de licencia, el trabajador recibe el salario vacacional: como mínimo el 100% del jornal líquido de los días de licencia. Se paga antes de que comience la licencia y en proporción a los días que se toman. Como se calcula sobre el jornal líquido, es decir, el jornal de licencia menos los descuentos legales, calcularlo sobre el nominal es un error habitual.

Planilla de trabajo, recibos y declaración de nómina

Planilla de trabajo unificada

Desde 2017 el MTSS y el BPS unificaron la planilla de trabajo: los datos de la empresa y de cada trabajador (categoría, remuneración, horario y días de descanso, grupo del consejo de salarios) se cargan en el sistema del BPS y tienen valor de declaración jurada. La planilla debe mantenerse actualizada con cada alta, baja o cambio de condiciones, y es lo primero que revisa una inspección de trabajo.

Recibos de sueldo

Cada pago debe acompañarse de un recibo que detalle el período, el salario nominal, cada partida (horas extra, primas, licencias), cada descuento (aportes, IRPF, retenciones judiciales) y el líquido. Que el sueldo se pague por transferencia no exime de emitirlo. El recibo firmado, o su constancia electrónica, es la prueba de pago ante un reclamo.

Nómina ante el BPS y vencimientos

Las empresas con dependientes presentan cada mes una declaración nominada con lo pagado a cada trabajador y pagan los aportes y el IRPF retenido en el mes siguiente. El BPS publica un calendario anual de vencimientos que se divide según el último dígito del número de empresa. Presentar o pagar fuera de plazo genera multas y recargos, y con deuda la empresa no obtiene el certificado común del BPS, necesario para muchos trámites.

Egreso del trabajador y despido

Cuando termina la relación laboral, por renuncia o despido, la empresa debe pagar la liquidación final, que incluye el sueldo de los días trabajados, la licencia generada y no gozada, el salario vacacional correspondiente y el aguinaldo proporcional. También hay que registrar la baja en el BPS.

Indemnización por despido

Si la empresa despide al trabajador, a lo anterior se suma la indemnización por despido común:

• Mensuales: un mes de remuneración por cada año o fracción de antigüedad, con un tope de seis mensualidades.
• Jornaleros: si computan al menos 240 jornadas al año, 25 jornales por año de trabajo, con el mismo tope; si trabajaron más de 100 y menos de 240 jornadas en el año, una indemnización parcial de dos jornales por cada 25 trabajados.
• Notoria mala conducta: no genera derecho a indemnización, pero la carga de probarla es del empleador.

Hay supuestos de despido especial con indemnizaciones agravadas, por ejemplo durante el embarazo o al reintegro después de una enfermedad o accidente de trabajo.

Errores frecuentes en la liquidación de sueldos

• Categoría o grupo mal asignados: se paga por debajo del laudo sin saberlo y se acumulan diferencias reclamables.
• Alta tardía en el BPS: el trabajador tiene que estar registrado antes de empezar, aunque esté a prueba.
• Horas extra sin recargo: en días hábiles se pagan con un recargo del 100%, y en días de descanso o feriados el recargo es mayor.
• Pagar el salario vacacional después de la licencia o calcularlo sobre el nominal.
• Tratar como independiente a quien trabaja en relación de dependencia: si hay horario, subordinación y exclusividad, el BPS y la justicia pueden reclasificar la relación con aportes retroactivos.
• No provisionar aguinaldo y licencias, lo que genera sorpresas de caja en junio y diciembre.

Para empresas cuyos dueños viven en el exterior, una alternativa habitual es delegar todo el proceso en un estudio local; ver outsourcing contable en Uruguay.

Preguntas frecuentes

Liquidación de sueldos con GlobalTax

En GlobalTax liquidamos sueldos, presentamos la nómina ante el BPS y coordinamos lo laboral con la contabilidad y los impuestos de la empresa. Más información en nuestra página de servicios contables.